Miksi puhumme muutoksesta, mutta emme ihmisistä sen keskellä?

Muutosviestintä tapahtuu harvoin rauhallisessa tilanteessa. Useammin taustalla on kiire, aikapaine ja epävarmuus. Päätöksiä syntyy nopeasti, kalenterit täyttyvät palavereista ja viestintä keskittyy helposti siihen, mitä päätettiin ja milloin. 

Samaan aikaan moni pohtii omassa arjessa aivan toisenlaisia kysymyksiä: mitä tämä tarkoittaa minulle? Muuttuuko roolini? Entä työyhteisöni?

Moni muutosviestintä epäonnistuu siksi, että se jää liian etäälle arjesta. Kerrotaan strategioista, rakenteista ja tavoitteista, mutta unohdetaan se, miltä muutos tuntuu niistä, joiden pitäisi elää muutosten kanssa joka päivä. Ihmiset eivät vastusta muutosta siksi, etteivät ymmärtäisi liiketoimintaa. Usein he vastustavat sitä siksi, etteivät he ymmärrä omaa paikkaansa muutoksen keskellä.

Pelkkä päätöksistä kertominen ei riitä

Johtamisviestintä ei voi olla pelkkää tiedottamista. Intranet-uutinen tai henkilöstöinfo ei vielä rakenna sitoutumista. Ihmiset eivät sitoudu muutokseen siksi, että heille kerrotaan, mitä tapahtuu. He sitoutuvat silloin, kun he kokevat tulevansa kuulluiksi ja kohdatuksi.

Muutos herättää aina kysymyksiä. Mitä tämä tarkoittaa minun työssäni? Muuttuuko roolini? Osaamiseni? Entä työyhteisöni? Mitä minulta odotetaan nyt? Mikä pysyy ennallaan?

Jos näille kysymyksille ei ole tilaa, ne eivät katoa, vaan siirtyvät käytäväkeskusteluihin, epävarmuuteen ja lopulta hiljaisuuteen. 

Ihmisten huolet tulee siis ottaa tosissaan ja heille tulee antaa mahdollisuus esittää kiperiäkin kysymyksiä. 

Suurin kuilu syntyy arjen ja strategian väliin

Usein muutosviestinnän suurin haaste on näkökulmien ero. Johto näkee ison kuvan, kokonaisuudet ja tulevaisuuden suunnan. Työntekijät puolestaan näkevät oman työnsä, tiimin arjen ja käytännön tekemisen. Molemmat näkymät ovat yhtä tärkeitä, mutta jos ne eivät kohtaa, viestintä jää ilmaan eikä muutos kanna.

Muutos alkaa kantaa vasta silloin, kun ihmiset ymmärtävät, mitä se tarkoittaa juuri heidän arjessaan. Ei yleisellä tasolla, vaan konkreettisesti. Mitä tehdään jatkossa toisin? Mikä pysyy ennallaan? Mistä voidaan vielä keskustella ja mihin ei enää voi vaikuttaa? Selkeys ei poista epävarmuutta kokonaan, mutta se tekee muutoksesta inhimillisemmän ja helpommin käsiteltävän.

Epäilylle ja keskeneräisyydelle pitää olla tilaa

Hyvä muutosviestintä ei tarkoita sitä, että kaikki vastaukset ovat valmiina. Päinvastoin. Se tarkoittaa rohkeutta sanoa ääneen myös se, mitä ei vielä tiedetä. Ihmiset aistivat nopeasti, jos heille myydään varmuutta silloin, kun sitä ei oikeasti ole.

Epäily, kyseenalaistaminen ja kriittiset kysymykset eivät ole merkki huonosta asenteesta. Ne ovat merkki siitä, että ihmiset välittävät. Muutos vaatii aikaa, empatiaa ja läsnäoloa. Se vaatii halua kuunnella myös silloin, kun palaute ei ole helppoa kuultavaa.

Muutos on pysyvä tila

Viime aikoina uutisvirta on täyttynyt muutosneuvotteluista ja organisaatiouudistuksista. Se kertoo paljon ajasta, jossa elämme. Muutos ei ole enää poikkeus, vaan pysyvä olotila. Juuri siksi vastuullinen toiminta korostuu erityisesti epävarmuuden keskellä.

Vastuullisuus ei ole vain yksilön asennetta, vaan ennen kaikkea johtamiskysymys. Johto ja esihenkilöt luovat ilmapiirin, jossa ihmiset uskaltavat puhua, kysyä ja olla keskeneräisiä. Kun epävarmuus kasvaa, myös johtamisviestinnän merkitys kasvaa.

Yksittäinen työntekijä harvoin pystyy muuttamaan rakenteita yksin, mutta omaan tapaan toimia voi aina vaikuttaa. Työyhteisön kulttuuri ei synny päätöksistä tai rakenteista, vaan siitä, miten me puhumme, kuuntelemme ja kohtaamme toisemme. 

Jokainen meistä rakentaa kulttuuria omalla toiminnallaan: viestinnällä, vuorovaikutuksella ja teoilla, joilla on usein enemmän merkitystä kuin arvaammekaan.

Viestintä on harvoin täydellistä. Mutta parhaimmillaan se voi olla riittävän aitoa ja inhimillistä, jotta sen varaan syntyy luottamus. 

Ja ilman luottamusta yksikään muutos ei kanna pitkälle.