Kun henkilöstökyselyssä nousee esiin, ettei tieto kulje, ratkaisu on usein tuttu: lisätään viestintää.

Lähetetään enemmän sähköposteja. Julkaistaan enemmän uutisia intrassa. Perustetaan uusi Teams-kanava. Järjestetään ylimääräinen infotilaisuus. Tehdään vielä yksi kooste niille, jotka eivät ehtineet osallistua.

Ajatus on hyvä. Tarkoitus on varmistaa, että tieto tavoittaa kaikki.

Ja silti seuraavassa kyselyssä saadaan sama palaute: ”Meille ei tiedoteta tarpeeksi.”

Tietoa on enemmän kuin koskaan

Moni työntekijä vastaanottaa yhden työpäivän aikana valtavan määrän viestejä eri kanavista.

Sähköpostit kilpailevat huomiosta Teams-keskusteluiden kanssa. Intranetissä julkaistaan uutisia, kalenterissa odottavat kokoukset ja erilaiset yhteistyöalustat tuottavat jatkuvasti uusia ilmoituksia.

Tietoa on tarjolla enemmän kuin koskaan aikaisemmin.

Silti monessa organisaatiossa kuulee saman palautteen:

”En tiennyt tästä.”
”Missä tästä kerrottiin?”
”Tämä tuli minulle yllätyksenä.”

Harvoin syynä on se, ettei asiasta olisi viestitty. Useammin syynä on se, että tärkeä viesti on hukkunut kaiken muun joukkoon.

Viestinnän määrä ei ole sama asia kuin ymmärrys

Viestinnän onnistumista mitataan joskus määrällä.

Kuinka monta uutista julkaistiin? Kuinka monta tiedotetta lähetettiin? Kuinka monta kanavaa tavoitti henkilöstön?

Mutta vastaanottajan näkökulmasta määrä ei välttämättä lisää ymmärrystä.

Päinvastoin.

Kun ihmiset altistuvat jatkuvalle viestitulvalle, he alkavat suodattaa sisältöä automaattisesti. Osa viesteistä jää lukematta. Osa luetaan kiireessä. Osa unohtuu muutamassa minuutissa.

Kun kaikkea korostetaan, mikään ei enää erotu.
Kun kaikki on tärkeää, mikään ei tunnu tärkeältä.

Entä jos ratkaisuna olisi vähemmän?

Ajatus voi tuntua ristiriitaiselta.

Eikö viestijän tehtävä ole viestiä enemmän?

Ehkä ei.

Ehkä viestijän tärkein tehtävä on auttaa organisaatiota tunnistamaan, mikä on oikeasti olennaista.

Vähemmän, mutta paremmin

Kaikkea ei tarvitse kertoa kaikille. Kaikkea ei tarvitse julkaista kaikissa kanavissa. Kaikkea ei tarvitse toistaa loputtomasti vain siksi, että se on mahdollista.

Joskus suurin arvo syntyy siitä, että ihmisille jää tilaa keskittyä siihen, mikä todella vaikuttaa heidän työhönsä.

Hyvä viestintä ei tarkoita mahdollisimman suurta määrää sisältöä.

Hyvä viestintä tarkoittaa sitä, että oikea ihminen saa oikean tiedon oikeaan aikaan ja ymmärtää, miksi sillä on merkitystä.

Seuraavan kerran, kun organisaatiossa pohditaan viestinnän kehittämistä, ehkä ensimmäinen kysymys ei olekaan:

”Miten voisimme viestiä enemmän?”

Vaan:

”Miten voisimme viestiä niin, että tärkeimmät asiat todella jäävät mieleen?”